行政管理制度

 行政管理制度

1.文书管理办法

1.1目的

        为使文书管理制度化，以增进文书处理品质及效率，特制订本办法。

    1.2范围

        本办法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间

来往之文书，自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。

1.3公文类别及行文要求

1.3.1公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真。

(1)正式文件

① 由公司根据其重要性确定是否系正式文件，正式文件要填

  写文件签发笺，由总经理签发，并加盖公章。

②正式文件采用“ⅩⅩ正大有限公司文件”专用文头纸打印，

按年度进行编号，标明主送及抄送的单位或部门。

           (2)签呈

               ①公司内部下级对上级有所请示时用；

               ②签呈不得越级上报；

               ③须总经理阅示之签呈，部门主管应有明确的意见。

             (3)备忘单

               ①公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务

  商洽、协调、联络时用。

②由公司下发的备忘单由总经理核准，各部门所发备忘单由

 部门主管核准。

             (4)传真

① 处理业务时使用；

                ②传真由各业务部门自行管理，指定专人负责收发、登记、

  跟催和归档。

③以公司名义发出的传真，须经总经理核准。

1.3.2公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容。公文用语应简单、

      扼要、明了。

1.3.3公文应表明呈送或下发的人员或部门。公文如有附件应注明附件  

名称，并表明发文者及发文日期。  

   1.4公文处理

1.4.1收文处理

(1) 公司所收上级部门或其他单位公文，由总经理办公室进行收

   文登记后，送总经理阅示处理。

(2) 公司各部门上报公文一律交总经办进行登记后，转呈总经理

   或副总经理阅示，部门呈报需批复之公文，批复后由总经理

   办公室在当天下发至呈报部门办理，并追踪办理结果。

(3) 部门所收公文交部门主管处理，对需办理的应抓紧时间办理，

   不得延误和推诿。

1.4.2发文处理

(1) 公司所发正式文件由总经理办公室统一编号，并按正式文件

   行文要求办理发文，并进行发文登记。

(2) 公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后，由总经理办公

   室负责下发。

(3) 部门上报、部门间往来及部门内下发公文，经部门经理签字

   后，由各部门负责上报或发送。

   1.5公文处理重点及期限

      1.5.1公文处理重点

(1) 足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥善保存，若须使

   用，以副本或复印件处理。

(2) 为利于公文处理，经办人接公文后，应就内容重点拟就意见

   或撰稿，随来文呈部门主管核阅，各部主管人员应认真审核，

   并签注意见，避免只签名而无意见。

(3) 公文处理意见及经办、核稿等人员之签名应清晰，不得潦草

   难辨。

       1.5.2公文处理期限

公文应随到随送，不得积压。

(1) 公文处理期限可依据经办人员的工作量及文件内容的时效性

   而定，一般以文到三日内处理完毕为原则。

(2) 监印人员原则上应与当日完成用印。

    1.6公文归档

1.6.1管理部门

(1) 公司的公文及工程基建档案由总经理办公室统一管理。

(2) 会计档案由财会部负责整理保管。

       1.6.2文件档案移送归档时点收原则

(1) 检查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，应追查归入.

(2) 文件处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办人员

  补办。

            (3)与本案无关的文件，应立即退回经办人员。

       1.6.3归档分类及编号

(1) 归档文件应视其内容、部门、业务等因素分类。

(2) 每一宗卷都应有名称，名称应以能充分表示宗卷内容为原则，

   且有一定范畴，不能笼统含糊。

(3) 每一宗卷都应编号，以阿拉伯数字表示。

       1.6.4保存期限

(1)公司文件应依其性质与内容确定保存期限的长短。

(2)公司永久保存的文件有：

① 公司章程；

② 董事会会议记录；

③ 政府机关核准文件；

④ 不动产所有权及其他物权、债权凭证；

⑤ 工程设计图纸、重要设备技术资料；

⑥ 其他经核实须永久保存的文件。

       1.6.5档案清理

(1) 档案管理人员应每年对文件进行一次清理，该归档的文件应 

   装订成册，及时归档。

(2)所有档案须入柜保存，永久保存的文件应放入保险柜内保存。

(3)档案柜应保持整洁，并有防虫蛀措施。

           (4)档案保存期满，须销毁的，应造册呈总经理核准后实施，并

               应在该卷目次表附注栏内注名销毁日期。

2.保密规定

2.1总则

  2.1.1为保护公司利益，保证生产经营顺利进行，特制订本规定。

  2.1.2公司秘密是指关系公司利益，一定时间内只限一定范围人员知悉

        的事项。

  2.1.3保守公司秘密是员工的基本义务，是公司重要纪律。

  2.1.4公司保密工作由总经理办公室负责，各部主管对本部门保密工作

       负直接责任。

2.2保密范围

       2.2.1下列文件、报表及资料列为公司秘密资料

(1) 品管部的饲料配方、配方成本表、月原料用量报表、原料用

   量比较表及技术总部来往的公务函电。新产品、新原料开发

   决策，实验资料、产品质量分析及处理措施；

(2) 财会部的公司利润表、资产负债表、分品种饲料利润表、财

   务预测分析报表及不宜公开的其他财务报表；

(3) 行销部的客户档案、饲料销售合同、行销策略、企划方案，

   销售活动中的重大问题及处理记录；

(4) 采购部的供应商档案、采购合同、行情预测表、原料采购计

   划、采购决策；

(5) 生产部的原料库存、成品库存、生产用料报表；

(6) 公司员工薪资结构表、工资表及奖金发放表；

(7) 总部及地区副总裁办公室下发的文件、制度、会议纪要；

(8) 公司的计划、预算，经营检讨会纪要；

(9) 其他传播后可能给公司带来不良（利）影响的材料，未竣工

   的工程预算。

       2.2.2下列场所列为限制场所

(1) 生产部生产中心控制室；

(2) 品管、行销、采购、财会部经理室；

(3) 董事长、总经理办公室、秘书室；

(4) 文印室、档案室、电脑室、财会部凭证库。

       2.2.3下列人员为重点保密人员

(1) 各级主管；

(2) 生产、采购、行销部文书及外勤人员；

(3) 中控室操作员；

(4) 文印打字员、电脑操作人员；

(5) 财会部成本、销售、费用会计。

     2.3保密管理

       2.3.1资料保密

(1) 属2.2.1条范围的保密资料由发文部门在材料右上角加盖“秘

   密”字样印章，由各部文书或专人负责递送、上报、保管；

(2) 打字、复印保密资料，须经部门主管签名（复印份数用大写），

   不得擅自多印多留；打印过程中废印件由打字员妥善收存,及

   时销毁；

(3) 传阅秘密资料，不得散丢在办公桌上,未经有关主管同意， 不

   得扩大阅读范围或带出办公室阅读；因工作需要，携带秘密

   资料外出时，须向上一级主管报告，并妥善保管；

(4) 秘密资料由各部文书定期清查，分发和借阅的秘密资料要按

   期清退；办理完毕的秘密资料，应按规定立卷归档，无保存

   价值的清理造册或经部门主管批准后销毁。

       2.3.2薪资及奖金保密

(1) 薪资发放由公司财会部派专人负责，奖金由部门主管直接发

   放；

(2)员工应对本人薪资及奖金保密，严禁互相询问和谈论。

       2.3.3饲料配方保密

(1) 饲料配方保密由品管部主管直接负责，并对生产部配方保密

   工作每季度最少检查一次；

(2)饲料配方由品管部主管管理，因工作发往总部及集团有关部

   门的配方传真须用密码填写，专人取送；

(3)饲料配方由品管部专人送往生产部，并由生产部经理和生产

   主任在“饲料配方传递表”上签收；

(2) 配方由生产主任输入中控室计算机，配料时可从计算机调出

   使用，但不得打印和记录；

(5)生产使用后的旧配方，由品管部主管清查收回，对需保存的

   要按规定整理入卷，妥善保管，无需保存的，清理登记后由

   品管部主管负责销毁；

(6)饲料配方严禁传抄、复印。

       2.3.4会议保密

(1) 公司召开有关营运会议，由总经理或委托人核定参加会议人

   员名单，会上如讨论未定稿的材料会前要编号、登记，会后

   由分发人收回或销毁；

(2) 参加会议人员对会议讨论不宜公开事项负有保密义务，不得

   对外泄露。

       2.3.5计算机保密

(1) 各部计算机应确定专人管理，在安全地方放置，并建立

   计算机保密制度；

(2) 存有秘密资料的计算机软盘须注明并定专人管理，输入硬盘

   的应加密码，不用时应及时清除。

       2.3.6宣传报道保密

             公司员工撰写的各种有关公司的新闻报道稿件、广告宣传材料，

             发稿前须经部门主管和总经理或其授权人审核，未经审阅，一

             律不许寄发；公司宣传栏涉及公司营运内容的稿件、公司要闻

             等须经总经理审核方能在宣传栏刊登；凡涉及集团情况的内容

             应经过集团领导同意方可宣传报道。

       2.3.7限制场所的管理

(1) 公司限制场所未经该场所工作人员许可及该场所无人时不得

   进入；生产部中控室、品管部经理室未经部门主管许可

   不得进入；

(2) 外来人员检查工作及参观须有公司领导或总经理办公室人员

   陪同；如在工作场所拍照、摄影，须经公司领导同意；

(3) 限制场所内一般情况不应会客，无人时应上锁；

(4) 来公司培训人员、客户不经允许不得进入主厂房；供应商不

   得进入原料库；

(5) 公司辞职、辞退人员一律不得进入限制场所。

     2.3.8重点人员管理

 对本规定2.2.3条所列重点保密人员应重点试用考查，有流动意

 向或不适应本职工作时，必须及时调换。

       2.3.9总经理或其授权人应每季度对各部门保密工作进行检查，不

             断完善公司的保密工作。

  3 安全管理办法

  3.1目的及范围

 3.1.1为确保公司营运及财产的安全和每位员工的生命安全，预防各类

           事故的发生，特制订本办法。

     3.1.2 本办法适用于公司各部门

     3.1.3本办法由各部门主管负责实施，人事行政部负责检查、督导。

  3.2安全委员会组成及职责：

  3.2.1为加强对安全保卫工作的领导，公司成立安全委员会,组成人员

        如下：

            主  任：总经理

            副主任：副总经理

            委  员：生产部经理

                    人事行政部经理

                    财务部经理

                    品管部经理

                    保卫部门负责人

      3.2.2安全委员会职责

            (1)负责制订安全及保卫制度、政策、并督促实施。

            (2)研究决定安全防火防盗方面的重大问题。

            (3)每月召开一次安全工作会议，总结、检讨、上月安全及防火

               防盗工作，针对存在的问题提出整改措施。 

  3.3防火安全管理

     3.3.1人事行政部应确定公司防火的重点部位，画出平面图，标明消防

            设施的位置。

     3.3.2公司应组建义务消防队，并每年至少组织一次消防知识及消防器

            材使用演练,以提高员工的防火意识和处理突发事件的应变能力.

     3.3.3凡使用电器设备的部门，必须每月检查电器线路，电器设备运转

            状况，发现问题及时维修，严禁带“病”工作。电器线路的保险

            装置必须按规定装配保险丝。下班后不使用的电器设备应切断电

            源。

     3.3.4易燃易爆物品应严格按规定要求存放，保持良好通风。严禁在露

            天和发电机房内存放油料。

     3.3.5在生产区及油料存放点等地方，必须挂有“严禁烟火”，“严禁吸

            烟”等标志。

   3.3.6消防器材及防火设施的管理：

           (1)公司消防器材应按规定放置在正确的位置上，配足数量，每

 季度检查一次有效期，每天由巡逻保安进行常规检查。

           (2)各种消防器材的购置、保养行政部人员应登记备查。

           (3)未发生火警时， 任何人不得随意挪用灭火器、消防栓等消防

              设施；未经行政部批准， 任何单位和个人不准挪用、借用各

              种消防设施；不准在消防栓取水降温、做卫生及生活用水。对

              擅自动用灭火器及消防设施且不听劝阻者，视情节轻重给予警

              告、罚款等处理。

(4)若维修作业要动明火，应填报“动火申请单”经批准后方可动

用明火，而动用灭火器，必须事先向行政部及当班保安反映，

动火及动用灭火器材时必须有保安在场。动火结束后，需将

未使用或更新的灭火器材放回原处。

           (5)公司所有的消防器材由各保管部门（人）负责初级保养及监护。

              若发现损坏应立即报告主管，查明原因及责任并及时进行维

              修。若因监护不严造成灭火器材损坏给公司带来损失的，视情

              节轻重给予处罚。

(6)未经行政部主管批准，任何单位或个人都无权涂改、移动、损

   坏禁烟、禁火标志。

  3.4生产安全管理

     3.4.1生产部应根据安全生产的要求,制订各类机器、锅炉、配电房及高

           空作业等操作规定,并严格执行,切实防止各类事故的发生。

   3.4.2凡使用电气焊人员必须持有上岗证才能操作。在严禁烟火地区使用

         电气焊前，必须书面报告经理批准，备好灭火器后才能施工。

   3.4.3生产车间必须每天清扫粉尘，打开窗户以利通风，并严禁烟火。

   3.4.4生产部主管应每天巡视厂区，发现不安全因素应及时予以纠正。           

       如有重大安全隐患，应立即报告安全委员会采取措施解决。

 3.5办公楼安全管理

    3.5.1严格禁止无关人员进入财务部、地磅室、开票收款室等工作室。

    3.5.2公司各部门下班后，必须锁好抽屉、关好门窗，关灯及切断空调

          的电源，并严禁无关人员进入办公室大楼。

    3.5.3凡需加班人员必须填写部门主管签字的加班申请单，加班之后离

          开办公室须和保安人员联系，以便锁好大门。

    3.5.4财务部的备用现金不能超过规定的数额，下班后现金必须锁进

            保险柜内。

    3.5.5财务部收款处严禁闲杂人员入内。每天收取的货款必须及时

           存入银行。

 3.6化学试剂的安全管理

      3.6.1凡使用有较强腐蚀性，毒性化学试剂的部门，应有专人保管， 严

          加管理。

    3.6.2凡用化学试剂，必须填写化学试剂领用单，经主管部门批准后

          才能领用。

 3.7安全保卫工作的管理

    3.7.1公司人事行政部门应根据公司经营发展情况，配合有关部门，

          不断完善公司安全保卫制度及防火设施。

    3.7.2公司保卫部门对防火、防盗重点部位应经常检查，并作好安全

         记录。对检查中发现的问题，要提出整改意见，并上报公司安

          全委员会议处。

    3.7.3公司保安人员应严格按公司出入门管理制度办事，严格出入门

          管理，严禁无关人员及车辆进出厂区，保证公司正常的工作和

          产秩序。

     3.7.4夜间值班人员应加强对办公楼、厂区、仓库等重点部位的巡逻，

          发现问题及时处理。如不能解决的，应及时报告有关领导作出

           应急处理。

4.出入门管理办法

   4.1目的及范围

     4.1.1为了保证公司工作和生产的正常秩序，保证公司财产安全，特

            制订本办法。

     4.1.2凡人员、车辆、物品进出公司大门均依本办法办理。

   4.2人员出入的管理

       4.2.1凡公司员工每天上下班，均应按规定打卡。工作时间外出，须

              主动向保安员交验公出单或请假单。

     4.2.2凡来公司联系业务或办事的外来宾客，须出示证件并在门卫室

             办理登记手续，经受访者同意后方可进入厂区。

     4.2.3非工作时间，禁止外来人员进入厂区。

   4.3车辆出入的管理

      4.3.1公司车辆外出须持有出车单，随车人员有公出单，否则保安

            员有权阻止其出门。

      4.3.2外来车辆进入厂区，须将车辆停在门口，待办理登记手续后，

            依保安员的指引，将车停放在指定的地点。

      4.3.3凡来公司拉料的车辆，进厂前，保安员应检查其货箱是否有杂

            物、泥沙。如有应请其在门外清扫干净，方可允许进入

             厂区。拉料车辆出门须盖好蓬布后方可出门。

      4.3.4凡运送原物料的车辆来公司，由保安员通知采购部和品管部，

             待接到品管部30%抽样合格通知后，指引车辆到地磅过磅。

      4.3.5车辆出门须接受检查，拉料车辆须交验“提货单”，送料车辆

             交验“收货报告”或“地磅单”的“出门联”。

      4.3.6厂区内禁止车辆鸣号、超车和高速行使，车辆进出厂门须缓行。

   4.4携带物品出入厂门的管理

      4.4.1销售出厂的产品，客户应持有财会部签章的发票（出门联），

             地磅员的过磅证明手续，经保安员检验无误后方可出厂。

      4.4.2公司物品携出公司，申请部门必须到行政部门填写“物品出门

            证”，说明物品名称、数量、出门原因、时间及携出者部门单位

            和姓名等，由申请部门主管同意并签字，经行政部门主管审核

            同意(必要时报公司领导批准）。

     4.4.3保安员负责对携出公司物品的清点、检查和登记及收存出门证，

          不符合出门手续的一律不得放行，保安员有权询问或扣留。

     4.4.4属借用、修理、委托加工等类型的物品需携出公司，应在出门证

        上说明返还时间，并应按期返还。具体视情况由行政部

           门负责追踪。

     4.5保安员岗位职责

     4.5.1认真执行公司的“出入门管理办法”，秉公办事，不徇私情。

     4.5.2上、下班时间要维护打卡秩序。对于代打卡者要及时劝阻并作好

           记录上报行政部。

     4.5.3在没有公司领导同意的情况下，不允许外来人员参观公司或进

           行拍摄。

     4.5.4对进出工厂的车辆，要做好指挥、疏导工作，避免阻塞现象的发

           生。

     4.5.5夜间值班要定时巡逻厂区，发现偷盗者应及时制止，扣留人员及

           被盗物品，并及时上报。

     4.5.6认真作好交接班，认真填写“门卫值班记录表”，及时将有关情

          况报告行政部。

       4.5.7要注重自身的仪表、仪容，工作时间必须着制式服装。

       4.5.8待人要热情有礼貌。

       4.5.9上班不能迟到或早退，工作时间不准擅自离开工作岗位。

       4.5.10工作时间不准看书、报，不准喝酒，不准做与保安工作无关的

              事，违者纪律处分。

5.地磅管理办法

   5.1目的和范围     

       5.1.1为加强对进出厂货物计量作业的管理，使进出厂货物之计量作

              业有所遵循，特制订本办法。

       5.1.2 凡公司购入的原材料、包装物及销售出厂的成品、不能用于

              生产的原料、废旧物资之地磅作业以及地磅之日常管理均依本

              办法之规定办理。

   5.2原料入厂的地磅作业

       5.2.1地磅员根据采购部开出的“原料收货报告”及“品管部”30%取

              样卡”检查地磅及车上无人时方可过磅。

       5.2.2打印“原料收货报告”之“进厂栏”有关内容后交与客户到仓

              库卸货，并进行登记。

       5.2.3车辆卸完货后驶回地磅，地磅员取回经仓库保管员签字的“原

              料收货报告”，经确认地磅和车上无人时，过磅打印“原料收

              货报告”之“出厂栏”有关内容。

       5.2.4一批原料收货完毕，地磅员应及时将“原料收货报告”送交采

              购部处理。

       5.2.5每日工作结束，地磅员应打印原料进厂“地磅日报表”报财会部。

   5.3成品出厂过磅作业

       5.3.1客户汽车来厂提货，应先将车开至地磅准备过磅。

       5.3.2地磅员检查地磅及车上无人后过磅，打印出空车重量。

       5.3.3客户装车完毕，携“销售发票”将车开至地磅房过磅。地磅员

             确认地磅及车上无人后过磅，打印出货物净重。

       5.3.4地磅员按“销售发票”所列吨数及件数，核对发货重量，符合

             重量标准的在“销售发票”上盖专用章放行。若发现重量超过

             或少于允许误差范围，即通知客户将车开回仓库检查。待检查

             无误后，再过磅、盖章、出厂。

       5.3.5每日工作结束地磅员应打印成品销售“地磅日报表”报财会

             部。

   5.4地磅及地磅房日常管理

       5.4.1地磅房日常作业管理

(1) 开机前，检查称重显示仪及打印机是否有异常情况，如有异

   常情况，要及时报告主管部门并协助处理。

  (2)接通电源后，首先归零校正。

(3)过磅车辆应停放在磅台中心位置，并待停稳，驾驶员全部下

   车后，始可进行过磅。

  (4)下班后，要切断电源，用布将设备罩住，关闭好门窗。

  (5)保持地磅房内的清洁卫生，禁止闲人进入地磅房。

  (6)地磅人员应遵守工作纪律，坚守岗位，秉公办事。

  (7)妥善保管地磅单据，严守计量秘密，严禁弄虚作假。

     5.4.2地磅的维护保养

  (1)及时清除地磅上的散落物。

  (2)定期对地磅进行保养维护。

  (3)禁止车辆在地磅平台上作紧急刹车或长时间停放。

  (4)严禁在磅台上做任何使磅秤震荡之各种作业。

  (5)地磅上禁止行走。

 5.4.3地磅的检测

             定期请计量部门对地磅进行检验，保证计量的准确性。